Kuaförde günlük kasa ve personel primi nasıl takip edilir?

Adisyonu hizmet ve ürün satırlarıyla kurun

Bir müşterinin ödediği toplam tutar, hangi çalışanın hangi işlemi yaptığını anlatmaz. Örnek uygulamada hizmet ve ürün aynı adisyona eklenir ve her satırda ilgili çalışan görünür: işlemi yapan ya da ürünü satan. Satılan ürün stoktan düşer.

Tahsilatı yöntemiyle ve müşteri borcuyla birlikte kaydedin

Nakit, kart ve havale tahsilatını ayrı tutun; günlük kasa bu yöntemleri ve giderleri ayrı gösterir. Adisyon kapatılırken tahsilat alanı müşterinin önceki borcunu da önerir; bu bilinçli bir davranıştır, kasada bunu müşteriye açıklamak gerekir. Fiş bilgi fişidir; mali belge ya da e-fatura değildir.

Paket ve seans satışını ayrı izleyin

Kuaförde bakım ya da seri işlem paketi satılabilir. Örnek uygulamada paket satışı müşteri kartından yapılır; müşteri katıldıkça seans düşer ve seansı biten paket kendiliğinden “kullanıldı” olur. Paketin satış tutarı ile her seansta yapılan işlemi aynı şey saymayın; hangisinden prim hesaplanacağını önceden yazılı hale getirin.

Her çalışan için prim kuralını açıkça belirleyin

Uygulamada her çalışana ayrı bir prim yüzdesi tanımlanır; prim yalnız hizmet cirosundan hesaplanır, ürün satışı primi doğurmaz. Personel ekranı her çalışanın oranını, bu ayki cirosunu ve bu ayki primini gösterir. Ürün satışını ya da indirimleri de kapsayan bir model isteniyorsa bunu ihtiyaç listesine ayrı yazın. İki çalışanın birlikte yaptığı bir işlemde satırdaki çalışan atamasını kontrol etmek, tutarın yanlış kişiye yazılmasını önler. Sade ekran açıkken (yeni kurulumun varsayılanı) prim, kampanya, stok ve panel kullanıcıları gizlidir; paketler ile kart / havale ödemesi açık kalır. Primi görmek için Ayarlar’dan Sade ekran kapatılır.

Gün sonu ve ay sonunu ayrı kontrol edin

Gün sonunda açık adisyonları, ödeme yöntemlerini ve giderleri gözden geçirin; “günlük net” işletmenin dönem kârı demek değildir. Ay sonunda her çalışanın hizmet cirosu ile prim ekranını karşılaştırın; raporlar sayfası seçilen dönemin tahsilat, gider ve net toplamını gösterir. Bu ekranlar örnek verilerle yerel kurulumda denenmiştir; gerçek işletmede devreye alma, yedekleme ve destek kapsamı ayrıca görüşülür.

Bir günün akışını baştan sona izleyin

Kasayı anlamanın en kolay yolu, tek bir müşterinin yolunu izlemektir. Müşteri randevusuyla ya da randevusuz gelir; hizmet verilir; çalışan, hizmeti adisyona yazar ve gerekirse müşterinin aldığı ürünü ekler; tahsilat yapılınca adisyon “Kapalı” olur ve fiş yazdırılabilir; gün sonunda aynı tutar günlük kasada ödeme yöntemine göre bir satırda toplanır. Bu zincirin her halkasında kayıt eksikse kasa tutmaz: hizmet verilip adisyona yazılmamışsa para vardır ama kayıt yoktur, adisyon açık unutulmuşsa kayıt vardır ama para görünmez. Gün sonunda açık adisyon listesi bu yüzden ilk bakılacak yerdir.

Borçlu müşteriyi kasada karşılamak

Örnek verideki bir müşteri kartında borç, toplam ödeme, randevu ve gelmeme sayısı görünür. Müşteri adisyonunu kartla öderken önceki borcunu da kapatmak isteyebilir; örnek ekranda 2.000 TL’lik bir adisyon ile önceki 2.500 TL’lik borç birlikte 4.500 TL olarak kartla tahsil edilir ve ikisi birlikte kapanır. Bu örnek verilerle gösterilen bir davranıştır, bir fiyat ya da hedef değildir. Kasada yapılacak iş, müşteriye “bu tutarın bir kısmı önceki borcunuz” diye açıkça söylemek ve günlük kasada borçlu müşteriler listesinin ertesi gün kısaldığını görmektir.

Gideri günlük netten ayırın

Günlük kasa nakit, kart, havale, gider ve neti ayrı gösterir. Net, o günün tahsilatından o gün girilen giderin düşülmüş halidir; işletmenin dönem kârı değildir. Kira, fatura ya da malzeme gibi giderler farklı günlere yayılıyorsa tek bir günün neti yanıltıcı olabilir. Bu yüzden günlük neti motivasyon için, ay sonu raporunu ise karar için kullanın. Gideri girerken açıklamayı boş bırakmayın; ay sonunda “bu ne için ödenmişti” sorusu en çok vakit alan sorudur.

Ürün satışı kasayı ve stoğu birlikte etkiler

Adisyonda satılan ürün stoktan düşer, ürün başına bir alt sınır tanımlanır ve stok sayfası azalan ürünü uyarır. Kasa açısından bunun anlamı şudur: ürün satışı tahsilata girer ama çalışanın hizmet primini artırmaz, çünkü prim yalnız hizmet cirosundan hesaplanır. Çalışan “ürünü ben sattım, neden primim değişmedi” diye sorarsa cevap, uygulamanın bu kuralında ve sizin yazdığınız prim kuralındadır; bu yüzden ürün satışının primi etkileyip etkilemeyeceğini en baştan çalışanlarla konuşup yazılı hale getirin.

Sık yapılan hatalar

Satırda çalışan seçmeyi atlamak, ay sonunda primi yanlış kişiye ya da hiç kimseye yazar. Paket satış tutarını ve her seansta yapılan işlemi ikisini de ciro saymak, aynı geliri iki kez göstermeye varır. Nakit sayımında kart ve havaleyi de fiziksel para saymak kasayı eksik ya da fazla gösterir. Kapanmış bir adisyonu düzeltmek için yeniden açmak mümkündür, ama bunu yapan kişinin ve nedeninin not edilmemesi sonradan açıklanamayan bir fark yaratır. Fiş bilgi fişidir; mali belge ya da e-fatura yerine geçmez.

Ay sonu raporunu okumak

Raporlar sayfası seçilen dönem için tahsilatı, gideri, neti, randevu sayısını ve gelmeyen oranını gösterir; ayrıca günlük ciro, çalışan başına performans ve prim ile hizmetlerin adedi ve cirosu görünür. Ay sonunda sırayla şunlara bakın: tahsilat ile günlük kasaların toplamı tutuyor mu, her çalışanın hizmet cirosu prim ekranıyla uyuşuyor mu, en çok ve en az iş getiren hizmetler beklediğiniz gibi mi. Bu üç soruya evet diyebiliyorsanız kayıt düzeniniz çalışıyor demektir; hayır dediğiniz her soru, bir önceki ayın hangi gününe dönüp bakacağınızı gösterir.

Bu rehberin sınırları

Rehber, kasa ve prim kayıtlarını düzenlemenin yollarını anlatır. Vergi, muhasebe ya da çalışan hakları konusunda tavsiye vermez; bunlar için ilgili uzmana danışın. Çok şube, SMS ile hatırlatma, internetten ödeme ve yazar kasa bağlantısı örnek uygulamada yoktur. Ekranlardaki işletme, kişiler ve tutarlar örnek veridir.

Başlarken sık sorulan üç soru

Fiş mali belge yerine geçer mi? Hayır; fiş bir bilgi fişidir. Randevusuz gelen müşteri kasaya nasıl yansır? Bekleme listesinden hizmete alınır, iş bitince “Tamamla ve ödeme al” ile hizmet adisyona hazır gelir; yani randevulu müşteriyle aynı kasa akışından geçer. Prim oranını sonradan değiştirirsem eski aylar etkilenir mi? Bunu kendi deneme verinizde bir kez deneyip sonucu not edin; rehber bu konuda bir söz vermez, çünkü geçmiş ayların primini ay sonu raporlarıyla karşılaştırmak her zaman sizin kontrolünüzdedir.

Kısa kontrol listesi

• Her hizmet satırında doğru çalışan var mı?
• Nakit, kart ve havale doğru ayrıldı mı?
• Paket seansı ve satış tutarı ayrı izleniyor mu?
• Çalışanların prim yüzdesi ve hesap kuralı açık mı?

İlgili rehber